چگونه برای کسب‌وکار کوچک یک Disaster Recovery Plan طراحی کنیم؟

کسب‌وکارهای کوچک معمولاً منابع و نیروی انسانی محدودی دارند و به همین دلیل ممکن است تصور کنند Disaster Recovery Plan یا برنامه بازیابی پس از بحران فقط برای شرکت‌های بزرگ ضروری است. در حالی که از دست رفتن اطلاعات، خرابی سرور، حمله سایبری، قطعی طولانی‌مدت سیستم‌ها یا حتی یک خطای انسانی می‌تواند فعالیت یک کسب‌وکار کوچک را برای ساعت‌ها یا حتی روزها متوقف کند.

برنامه بازیابی پس از بحران کمک می‌کند کسب‌وکار بداند در شرایط اضطراری چه چیزی را باید حفظ کند، چه کسی مسئول هر کار است و چگونه می‌توان فعالیت‌های مهم را در کوتاه‌ترین زمان ممکن دوباره راه‌اندازی کرد.

Disaster Recovery Plan چیست؟

Disaster Recovery Plan (DRP) یک برنامه مشخص برای بازگرداندن سیستم‌ها، اطلاعات و فعالیت‌های ضروری کسب‌وکار پس از وقوع یک حادثه است.

این حادثه می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد؛ برای مثال:

• خرابی سخت‌افزار یا سرور
• حذف تصادفی اطلاعات
• حمله باج‌افزاری یا سایر حملات سایبری
• قطعی برق یا اینترنت
• آتش‌سوزی و آسیب فیزیکی به تجهیزات
• خطای انسانی
• از کار افتادن یک سرویس ابری یا نرم‌افزار مهم

هدف DRP این نیست که جلوی تمام بحران‌ها را بگیرد؛ بلکه کمک می‌کند کسب‌وکار بعد از بحران سریع‌تر به فعالیت عادی برگردد.

چرا کسب‌وکارهای کوچک به برنامه بازیابی نیاز دارند؟

یک شرکت بزرگ ممکن است برای یک سیستم از چند سرور و تیم تخصصی استفاده کند، اما در یک کسب‌وکار کوچک ممکن است اطلاعات مشتریان، حسابداری، فروش و اسناد مهم فقط روی یک کامپیوتر یا یک سرویس ذخیره‌سازی قرار داشته باشد.

بنابراین یک مشکل کوچک می‌تواند اثر بزرگی ایجاد کند.

برای مثال تصور کنید فروشگاه اینترنتی یک کسب‌وکار کوچک به دلیل خرابی سرور از دسترس خارج شود و نسخه پشتیبان مناسبی هم وجود نداشته باشد. در این شرایط، علاوه بر توقف فروش، احتمال از دست رفتن اطلاعات سفارش‌ها و مشتریان نیز وجود دارد.

داشتن یک برنامه از قبل آماده‌شده باعث می‌شود تصمیم‌گیری در شرایط بحرانی به حداقل برسد.

مرحله اول؛ دارایی‌های مهم را شناسایی کنید

قبل از طراحی Disaster Recovery Plan باید مشخص کنید چه چیزهایی برای ادامه فعالیت کسب‌وکار حیاتی هستند.

برای این کار فهرستی از موارد مهم تهیه کنید؛ مانند:

• اطلاعات مشتریان
• اطلاعات مالی و حسابداری
• فایل‌های کاری و قراردادها
• وب‌سایت و فروشگاه اینترنتی
• نرم‌افزارهای اصلی
• ایمیل‌های سازمانی
• اطلاعات ورود و دسترسی‌ها

در این مرحله بهتر است مشخص کنید از دست رفتن هر مورد چه میزان اختلال ایجاد می‌کند. همه اطلاعات اهمیت یکسانی ندارند و منابع محدود کسب‌وکار باید ابتدا برای موارد حیاتی اختصاص پیدا کند.

مرحله دوم؛ سناریوهای بحران را مشخص کنید

لازم نیست برای هر اتفاق غیرممکنی یک برنامه پیچیده بنویسید. چند سناریوی واقع‌بینانه و مهم را انتخاب کنید.

مثلاً:

این جدول ساده می‌تواند نقطه شروع خوبی برای برنامه بازیابی باشد.

مرحله سوم؛ سیستم پشتیبان‌گیری طراحی کنید

یکی از مهم‌ترین بخش‌های Disaster Recovery، Backup یا پشتیبان‌گیری است. داشتن یک نسخه از اطلاعات روی همان کامپیوتری که اطلاعات اصلی قرار دارد، در بسیاری از بحران‌ها کافی نیست.

بهتر است نسخه‌های پشتیبان در محل یا محیطی جداگانه نگهداری شوند و فرآیند تهیه آن‌ها تا حد امکان خودکار باشد.

همچنین فقط تهیه Backup کافی نیست؛ باید گاهی آن را آزمایش کنید. ممکن است تصور کنید نسخه پشتیبان سالم است، اما هنگام بازیابی متوجه شوید فایل‌ها ناقص یا غیرقابل استفاده هستند.

مرحله چهارم؛ زمان بازیابی را مشخص کنید

یکی از مفاهیم مهم در برنامه بازیابی، RTO یا Recovery Time Objective است. RTO مشخص می‌کند یک سرویس یا فعالیت حداکثر چه مدت می‌تواند از دسترس خارج باشد.

برای مثال، ممکن است برای سیستم حسابداری زمان بازیابی ۲۴ ساعت قابل قبول باشد، اما برای فروشگاه اینترنتی چنین وقفه‌ای خسارت بیشتری ایجاد کند.

همچنین مفهوم RPO یا Recovery Point Objective اهمیت دارد. RPO مشخص می‌کند چه میزان از اطلاعات قابل از دست رفتن است.

برای مثال اگر RPO برابر با چهار ساعت باشد، کسب‌وکار باید بتواند اطلاعات را تا حداکثر چهار ساعت قبل از حادثه بازیابی کند.

مرحله پنجم؛ مسئولیت افراد را مشخص کنید

در شرایط بحرانی، مشخص نبودن مسئولیت‌ها می‌تواند باعث سردرگمی شود. بنابراین در Disaster Recovery Plan مشخص کنید چه کسی مسئول هر اقدام است.

برای نمونه:

• چه کسی باید مشکل را اعلام کند؟
• چه کسی مسئول بازیابی اطلاعات است؟
• چه کسی با شرکت ارائه‌دهنده خدمات تماس می‌گیرد؟
• چه کسی با مشتریان ارتباط برقرار می‌کند؟
• چه کسی تصمیم می‌گیرد سیستم اصلی دوباره فعال شود؟

حتی اگر کسب‌وکار فقط چند کارمند دارد، تعیین این مسئولیت‌ها می‌تواند سرعت واکنش را افزایش دهد.

مرحله ششم؛ برنامه را آزمایش کنید

یکی از اشتباهات رایج این است که شرکت‌ها برنامه بازیابی را تهیه می‌کنند و سپس آن را کنار می‌گذارند.

برای اطمینان از کارایی برنامه، باید هر چند وقت یک‌بار آن را آزمایش کنید. مثلاً یک سناریوی فرضی طراحی کنید و بررسی کنید اگر سرور از کار افتاد، آیا تیم واقعاً می‌تواند اطلاعات و سرویس‌های مهم را بازیابی کند؟

نتیجه این آزمایش‌ها می‌تواند نقاط ضعف برنامه را مشخص کند.

اشتباهات رایج در Disaster Recovery کسب‌وکارهای کوچک

برخی اشتباهات می‌توانند کارایی برنامه را کاهش دهند:

• وابستگی به یک نسخه پشتیبان
• ذخیره Backup در همان محل اطلاعات اصلی
• نداشتن برنامه مشخص برای حملات سایبری
• مشخص نبودن مسئولیت افراد
• آزمایش نکردن فرآیند بازیابی
• نادیده گرفتن سرویس‌های ابری و حساب‌های کاربری
• قدیمی نگه داشتن اطلاعات تماس افراد و شرکت‌های پشتیبان

یک Disaster Recovery Plan لازم نیست بسیار طولانی و پیچیده باشد؛ مهم این است که واقعی، قابل اجرا و به‌روز باشد.

در آخر…

برای طراحی یک Disaster Recovery Plan مناسب برای کسب‌وکار کوچک، ابتدا دارایی‌های حیاتی را شناسایی کنید، سناریوهای اصلی بحران را مشخص کنید و برای پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات برنامه داشته باشید. تعیین RTO و RPO، مشخص کردن مسئولیت افراد و آزمایش دوره‌ای برنامه نیز اهمیت زیادی دارد.

هدف اصلی این برنامه، حذف کامل ریسک نیست؛ بلکه کاهش زمان توقف و جلوگیری از تبدیل یک حادثه موقت به یک بحران جدی برای کسب‌وکار است.

اگر برای مدیریت ریسک‌های فناوری، امنیت اطلاعات یا تصمیم‌گیری درباره زیرساخت کسب‌وکارتان نیاز به راهنمایی دارید، می‌توانید با مشاوران حرفه‌ای ما در پلتفرم مشاوره جامع و آنلاین الوکمک در ارتباط باشید.

به نظر شما در یک کسب‌وکار کوچک، از دست رفتن کدام اطلاعات می‌تواند بیشترین آسیب را ایجاد کند؟ تجربه‌ای در این زمینه داشته‌اید؟

برای آشنایی بیشتر با موضوعات مرتبط، مقالات زیر را مطالعه کنید:

چرا معماری Serverless برای بعضی پروژه‌ها مناسب است و برای بعضی نه؟

چگونه لاگ‌های سیستم را مدیریت کنیم؟ راهنمای انتخاب Log Management مناسب

Container چیست و چه زمانی استفاده از Docker برای کسب‌وکار منطقی است؟

چگونه برای کسب‌وکار کوچک یک Disaster Recovery Plan طراحی کنیم؟