همه فعالیتهای یک شرکت لزوماً نباید توسط نیروهای داخلی انجام شوند. گاهی استخدام نیروی جدید یا ایجاد یک واحد مستقل برای انجام یک فعالیت، هزینه و پیچیدگی بیشتری نسبت به استفاده از یک متخصص یا شرکت بیرونی دارد. در چنین شرایطی، برونسپاری فعالیتهای شرکت میتواند راهکاری برای کاهش هزینه و استفاده بهتر از منابع باشد.
البته برونسپاری همیشه به معنی صرفهجویی نیست. اگر بدون محاسبه هزینهها، ریسکها و اهمیت فعالیت تصمیمگیری شود، ممکن است هزینه نهایی بیشتر شود یا کیفیت خدمات کاهش پیدا کند.
برونسپاری چیست؟
برونسپاری یعنی شرکت انجام یک فعالیت مشخص را به فرد، متخصص یا مجموعهای خارج از سازمان واگذار کند.
این فعالیت میتواند شامل مواردی مانند:
- حسابداری
- خدمات حقوقی
- طراحی
- برنامهنویسی
- پشتیبانی فنی
- تولید محتوا
- بازاریابی
- خدمات منابع انسانی
- حملونقل
- نگهداری تجهیزات
باشد.
در این روش، شرکت به جای ایجاد ظرفیت داخلی برای انجام یک کار، از ظرفیت تخصصی یک ارائهدهنده بیرونی استفاده میکند.
چه زمانی برونسپاری بهصرفه است؟
بهصرفه بودن برونسپاری فقط با مقایسه مبلغ قرارداد با حقوق یک کارمند مشخص نمیشود. باید کل هزینه انجام فعالیت در داخل شرکت با کل هزینه برونسپاری مقایسه شود.
برای مثال، استخدام یک نیروی حسابداری فقط به معنی پرداخت حقوق ماهانه نیست. هزینه بیمه، تجهیزات، فضای کاری، آموزش، مرخصی، مدیریت و سایر هزینههای مرتبط نیز باید در نظر گرفته شوند.
در مقابل، قرارداد با یک مجموعه حسابداری ممکن است هزینه مشخصی داشته باشد و بخشی از این هزینهها را در خود پوشش دهد.
هزینه واقعی انجام کار را محاسبه کنید
قبل از تصمیمگیری، ابتدا باید مشخص شود انجام فعالیت در داخل شرکت واقعاً چقدر هزینه دارد.
برای این محاسبه میتوان موارد زیر را بررسی کرد:
| نوع هزینه | نمونه |
| نیروی انسانی | حقوق و مزایا |
| بیمه و مزایا | سهم کارفرما و مزایای شغلی |
| تجهیزات | کامپیوتر، نرمافزار و ابزار |
| آموزش | دورههای تخصصی |
| مدیریت | زمان مدیر برای نظارت |
| فضای کاری | دفتر و امکانات |
| خطا و دوبارهکاری | هزینه اصلاح اشتباهات |
| جذب و جایگزینی | هزینه استخدام نیروی جدید |
پس از جمع کردن این موارد، تصویر واقعیتری از هزینه داخلی به دست میآید.
برونسپاری چه زمانی از استخدام نیرو ارزانتر است؟
فرض کنید یک شرکت برای انجام یک فعالیت تخصصی به یک نیروی تماموقت نیاز دارد.
هزینه واقعی سالانه ممکن است شامل حقوق، بیمه، تجهیزات، آموزش و سایر هزینهها باشد.
اگر همان شرکت بتواند همان خروجی را با کیفیت مناسب از یک متخصص بیرونی و با هزینه پایینتر دریافت کند، برونسپاری میتواند گزینه اقتصادیتری باشد.
اما اگر حجم کار به اندازهای زیاد باشد که یک نیروی داخلی دائماً درگیر آن فعالیت باشد، استخدام ممکن است در بلندمدت منطقیتر شود.
بنابراین میزان و تداوم کار اهمیت زیادی دارد.
حجم فعالیت را بررسی کنید
یکی از مهمترین سؤالات این است:
این فعالیت چقدر و با چه تناوبی انجام میشود؟
اگر یک شرکت فقط ماهی چند ساعت به یک متخصص حقوقی نیاز داشته باشد، استخدام و نگهداری یک نیروی تماموقت احتمالاً منطقی نیست.
اما اگر مسائل حقوقی شرکت روزانه و پیچیده باشند، داشتن نیروی داخلی یا تیم حقوقی اختصاصی میتواند مزیت بیشتری داشته باشد.
تخصص مورد نیاز چقدر است؟
گاهی یک فعالیت نیازمند تخصصی است که شرکت بهصورت دائمی به آن احتیاج ندارد.
برای مثال، یک کسبوکار ممکن است فقط هنگام طراحی سایت یا مهاجرت یک سیستم نرمافزاری به برنامهنویس متخصص نیاز داشته باشد.
استخدام دائمی متخصص برای کاری که فقط چند ماه یا چند پروژه مورد نیاز است، ممکن است هزینه اضافی ایجاد کند.
در چنین شرایطی، استفاده از متخصص بیرونی میتواند انعطاف بیشتری ایجاد کند.
اگر فعالیت اصلی شرکت نباشد، برونسپاری میتواند منطقیتر باشد
برخی فعالیتها برای موفقیت شرکت ضروری هستند اما جزء فعالیت اصلی آن محسوب نمیشوند.
برای مثال، یک شرکت تولیدی ممکن است تخصص اصلیاش تولید باشد، نه طراحی گرافیک یا نگهداری شبکه.
اگر انجام این فعالیتها توسط مجموعهای متخصص، با کیفیت مناسب و هزینه قابلقبول امکانپذیر باشد، برونسپاری میتواند به شرکت اجازه دهد تمرکز بیشتری روی فعالیت اصلی خود داشته باشد.
برونسپاری همیشه برای کاهش هزینه نیست
گاهی هدف اصلی برونسپاری، کاهش هزینه نیست.
ممکن است شرکت بخواهد:
- سریعتر به تخصص مورد نیاز دسترسی پیدا کند.
- پروژه را زودتر شروع کند.
- به فناوری جدید دسترسی داشته باشد.
- از تجربه یک متخصص استفاده کند.
- فشار کاری تیم داخلی را کاهش دهد.
- بدون استخدام نیروی جدید ظرفیت خود را افزایش دهد.
بنابراین باید «ارزش ایجادشده» نیز در تصمیمگیری لحاظ شود.
یک مثال ساده از برونسپاری
فرض کنید یک شرکت کوچک به خدمات حسابداری نیاز دارد.
هزینه سالانه یک نیروی داخلی ممکن است شامل حقوق، بیمه، تجهیزات و سایر هزینههای مرتبط باشد.
در مقابل، یک شرکت خدمات حسابداری میتواند با قرارداد ماهانه، امور مشخصی را انجام دهد.
| مورد | نیروی داخلی | برونسپاری |
| حقوق یا قرارداد | بالا | متوسط |
| بیمه و مزایا | دارد | معمولاً در قالب قرارداد متفاوت است |
| تجهیزات | نیاز دارد | ممکن است ارائهدهنده داشته باشد |
| آموزش | نیازمند برنامهریزی | وابسته به ارائهدهنده |
| انعطافپذیری | متوسط | معمولاً بیشتر |
| کنترل مستقیم | بیشتر | کمتر |
این جدول صرفاً یک مقایسه مفهومی است و هزینه واقعی هر گزینه باید با شرایط شرکت محاسبه شود.
هزینه برونسپاری را فقط مبلغ قرارداد در نظر نگیرید
گاهی شرکت فقط قیمت پیشنهادی پیمانکار را با حقوق نیروی داخلی مقایسه میکند.
این روش میتواند اشتباه باشد.
در برونسپاری ممکن است هزینههایی مانند:
- مدیریت پیمانکار
- نظارت
- انتقال اطلاعات
- کنترل کیفیت
- اصلاح خروجیهای نامناسب
- تغییر ارائهدهنده
وجود داشته باشد.
بنابراین باید هزینه کل مالکیت و مدیریت فعالیت بررسی شود.
کیفیت را در کنار هزینه بررسی کنید
اگر یک ارائهدهنده بیرونی هزینه کمتری دریافت کند اما کیفیت خدمات پایین باشد، برونسپاری ممکن است در نهایت گرانتر تمام شود.
برای مثال، اگر یک شرکت طراحی با قیمت پایین سایت شرکت را طراحی کند اما خروجی نیازمند اصلاحات متعدد باشد، زمان و هزینه بیشتری برای شرکت ایجاد میشود.
بنابراین هنگام مقایسه پیشنهادها باید حداقل این موارد بررسی شوند:
قیمت + کیفیت + زمان تحویل + تجربه + سطح پشتیبانی
سرعت انجام کار چقدر اهمیت دارد؟
گاهی سرعت یک فعالیت برای شرکت ارزش اقتصادی دارد.
فرض کنید شرکت برای راهاندازی یک فروشگاه اینترنتی به متخصص نیاز دارد.
اگر استخدام نیروی جدید سه ماه زمان ببرد اما یک تیم متخصص بتواند پروژه را در چند هفته انجام دهد، هزینه برونسپاری فقط با مبلغ قرارداد قابل مقایسه نیست.
سرعت ورود پروژه به مرحله بهرهبرداری نیز باید در نظر گرفته شود.
برونسپاری چه ریسکهایی دارد؟
برونسپاری در کنار مزایا، ریسکهایی نیز دارد.
کاهش کنترل مستقیم
شرکت دیگر تمام فرآیند را مستقیماً مدیریت نمیکند.
وابستگی به ارائهدهنده
اگر ارائهدهنده ناگهان همکاری را متوقف کند، شرکت ممکن است دچار مشکل شود.
ریسک اطلاعات
در فعالیتهایی مانند حسابداری، فناوری اطلاعات و خدمات حقوقی، ممکن است اطلاعات حساس در اختیار طرف بیرونی قرار گیرد.
کاهش کیفیت
اگر قرارداد و معیارهای کیفیت مشخص نباشند، احتمال دریافت خروجی نامناسب افزایش پیدا میکند.
هزینههای پنهان
تغییرات پروژه، جلسات اضافی یا اصلاحات میتوانند هزینه واقعی را افزایش دهند.
چه فعالیتهایی را بهتر است با احتیاط بیشتری برونسپاری کنیم؟
فعالیتهایی که مستقیماً به مزیت رقابتی شرکت، اطلاعات محرمانه یا تصمیمهای استراتژیک مربوط هستند، معمولاً به بررسی دقیقتری نیاز دارند.
برای مثال:
- استراتژی اصلی کسبوکار
- اطلاعات محرمانه مشتریان
- دادههای حساس مالی
- مالکیت فکری
- فرآیندهای منحصربهفرد شرکت
ممکن است به دلایل امنیتی یا استراتژیک بهتر باشد کاملاً در اختیار شرکت باقی بمانند یا دستکم با کنترل و قراردادهای دقیق برونسپاری شوند.
چه فعالیتهایی معمولاً گزینه مناسبی برای برونسپاری هستند؟
این موضوع به شرکت بستگی دارد، اما فعالیتهایی که تخصصی، پروژهای یا غیرمداوم هستند، اغلب گزینههای مناسبی برای بررسی برونسپاری محسوب میشوند.
برای مثال:
- طراحی سایت
- خدمات حسابداری
- طراحی گرافیک
- خدمات حقوقی تخصصی
- پشتیبانی فنی
- برخی خدمات بازاریابی
- تولید محتوای تخصصی
- خدمات حملونقل
البته هیچکدام از این موارد را نمیتوان برای همه شرکتها بهصورت قطعی مناسب دانست.
قرارداد برونسپاری باید چه مواردی داشته باشد؟
اگر تصمیم به برونسپاری گرفته شد، قرارداد اهمیت زیادی دارد.
بهتر است مواردی مانند اینها مشخص شوند:
- محدوده دقیق خدمات
- خروجی مورد انتظار
- زمانبندی
- مبلغ و نحوه پرداخت
- مسئولیت طرفین
- معیارهای کیفیت
- شرایط اصلاح یا بازنگری
- محرمانگی اطلاعات
- مالکیت فایلها و خروجیها
- شرایط فسخ قرارداد
- نحوه حل اختلاف
شفاف بودن این موارد میتواند از بسیاری از اختلافات آینده جلوگیری کند.
قبل از انتخاب پیمانکار چه چیزهایی را بررسی کنیم؟
قیمت پایین نباید تنها معیار انتخاب باشد.
بهتر است سوابق، نمونهکارها، تجربه، تخصص، نظرات مشتریان قبلی و توانایی پاسخگویی ارائهدهنده نیز بررسی شوند.
اگر فعالیت حساس است، بهتر است چند گزینه با شرایط مشابه دریافت و مقایسه شوند.
برونسپاری را آزمایشی شروع کنید
اگر شرکت درباره عملکرد یک ارائهدهنده مطمئن نیست، میتواند ابتدا یک پروژه کوچکتر را برونسپاری کند.
در این دوره میتوان کیفیت، سرعت، ارتباط و هزینه واقعی را بررسی کرد.
اگر نتیجه مناسب بود، همکاری را میتوان توسعه داد.
این روش ریسک تصمیمگیری اولیه را کاهش میدهد.
چه زمانی برونسپاری بهصرفه نیست؟
گاهی انجام فعالیت در داخل شرکت گزینه بهتری است.
برای مثال، اگر:
- حجم کار بسیار زیاد و دائمی باشد.
- اطلاعات بسیار محرمانه باشند.
- کنترل لحظهای ضروری باشد.
- فعالیت بخش مهمی از مزیت رقابتی شرکت باشد.
- هزینه برونسپاری از هزینه واقعی داخلی بیشتر باشد.
- کیفیت پیمانکاران موجود مناسب نباشد.
ممکن است ایجاد ظرفیت داخلی منطقیتر باشد.
یک روش ساده برای تصمیمگیری
میتوانید قبل از تصمیمگیری یک جدول امتیازدهی ایجاد کنید:
| معیار | اهمیت |
| هزینه | زیاد |
| کیفیت | زیاد |
| امنیت اطلاعات | زیاد |
| سرعت | متوسط تا زیاد |
| تخصص | زیاد |
| کنترل | متوسط |
| انعطافپذیری | متوسط |
سپس گزینه داخلی و چند گزینه برونسپاری را بر اساس این معیارها مقایسه کنید.
این روش کمک میکند تصمیم فقط بر اساس قیمت گرفته نشود.
سؤالات متداول
برونسپاری فعالیتهای شرکت چیست؟
برونسپاری یعنی شرکت انجام یک فعالیت مشخص را به فرد یا مجموعهای خارج از سازمان واگذار کند.
آیا هدف اصلی برونسپاری همیشه کاهش هزینه است؟
خیر. دسترسی به تخصص، افزایش سرعت، انعطافپذیری و تمرکز بر فعالیت اصلی شرکت نیز میتواند از اهداف مهم برونسپاری باشد.
چه فعالیتهایی برای برونسپاری مناسبتر هستند؟
فعالیتهای تخصصی، پروژهای یا غیرمداوم معمولاً گزینههای مناسبی برای بررسی هستند؛ البته شرایط هر شرکت باید جداگانه ارزیابی شود.
آیا حسابداری را میتوان برونسپاری کرد؟
بله، بسیاری از شرکتها بخشی یا تمام خدمات حسابداری خود را برونسپاری میکنند؛ اما سطح دسترسی به اطلاعات و شرایط قرارداد باید با دقت مشخص شود.
آیا برونسپاری از استخدام نیرو ارزانتر است؟
در بعضی شرایط بله، اما این موضوع قطعی نیست. باید هزینه کامل استخدام، مدیریت، تجهیزات و آموزش با هزینه واقعی قرارداد برونسپاری مقایسه شود.
مهمترین خطر برونسپاری چیست؟
بسته به نوع فعالیت، کاهش کنترل، وابستگی به پیمانکار، ریسک اطلاعات محرمانه و کاهش کیفیت میتوانند از مهمترین ریسکها باشند.
چگونه پیمانکار مناسب انتخاب کنیم؟
بهتر است قیمت، تجربه، نمونهکار، تخصص، کیفیت، زمان تحویل و شرایط پشتیبانی را همزمان بررسی کنید.
آیا میتوان برونسپاری را بهصورت آزمایشی انجام داد؟
بله. شروع همکاری با یک پروژه کوچک میتواند روش مناسبی برای ارزیابی کیفیت و عملکرد ارائهدهنده باشد.
جمعبندی
برونسپاری فعالیتهای شرکت زمانی میتواند بهصرفه باشد که هزینه، کیفیت، تخصص، سرعت و ریسک آن در مجموع از انجام فعالیت به شکل داخلی مناسبتر باشد.
برای تصمیمگیری صحیح، نباید فقط مبلغ قرارداد پیمانکار را با حقوق یک نیروی داخلی مقایسه کرد. هزینه تجهیزات، بیمه و مزایا، آموزش، مدیریت، فضای کاری، دوبارهکاری و سایر هزینههای مرتبط نیز باید در نظر گرفته شوند.
از طرف دیگر، برونسپاری فقط یک ابزار کاهش هزینه نیست. دسترسی سریع به متخصصان، استفاده از تجربه بیرونی و تمرکز بیشتر بر فعالیت اصلی شرکت نیز میتواند ارزش اقتصادی ایجاد کند.
در مقابل، فعالیتهایی که به اطلاعات بسیار محرمانه، مزیت رقابتی یا کنترل مستقیم نیاز دارند، باید با احتیاط بیشتری برونسپاری شوند.
در نهایت، بهترین تصمیم زمانی گرفته میشود که شرکت ابتدا فعالیت مورد نظر را دقیق تعریف کند، هزینه داخلی و خارجی را مقایسه کند، کیفیت و ریسک را بسنجد و سپس با یک قرارداد شفاف وارد همکاری شود.
اگر برای بررسی هزینههای شرکت، ارزیابی برونسپاری یک فعالیت یا تصمیمگیری درباره ساختار مالی و عملیاتی کسبوکار خود نیاز به راهنمایی دارید، میتوانید با سامانه مشاوره جامع و آنلاین الو کمک در ارتباط باشید و متناسب با شرایط کسبوکار خود راهنمایی دریافت کنید.
تجربه شما چیست؟
اگر صاحب یک کسبوکار باشید، ترجیح میدهید فعالیتهای تخصصی را با نیروی داخلی انجام دهید یا به متخصص بیرونی بسپارید؟ چه عاملی میتواند باعث شود نظرتان تغییر کند؟ تجربه و دیدگاه خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.
برای مطالعه بیشتر، میتوانید مقالات زیر را نیز بررسی کنید:
چگونه یک فرآیند کاری ناکارآمد را در شرکت شناسایی کنیم؟
چگونه قیمتگذاری خدمات تخصصی را بهصورت حرفهای انجام دهیم؟
چگونه عملکرد کارکنان را بدون ایجاد فشار بیش از حد ارزیابی کنیم؟
