مدیریت امور مالی یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر کسب‌وکار است، اما برای یک کسب‌وکار کوچک همیشه امکان خرید تجهیزات گران‌قیمت، راه‌اندازی سرور اختصاصی یا استخدام یک تیم بزرگ حسابداری وجود ندارد. در چنین شرایطی، حسابداری ابری می‌تواند شیوه ساده‌تری برای ثبت و مدیریت اطلاعات مالی فراهم کند.
در حسابداری ابری، اطلاعات و ابزارهای موردنیاز حسابداری به‌جای اینکه فقط روی یک کامپیوتر یا سرور محلی قرار داشته باشند، از طریق زیرساخت ابری در دسترس قرار می‌گیرند. به این ترتیب، صاحب کسب‌وکار یا حسابدار می‌تواند با دسترسی مناسب، اطلاعات مالی را از دستگاه‌های مختلف مدیریت کند.
حسابداری ابری چیست؟
حسابداری ابری نوعی سیستم حسابداری است که نرم‌افزار و داده‌های مالی آن روی زیرساخت‌های ابری ارائه‌دهنده سرویس قرار دارد و کاربر معمولاً از طریق اینترنت به آن دسترسی پیدا می‌کند.
در روش سنتی، ممکن است نرم‌افزار حسابداری روی یک کامپیوتر مشخص نصب شده باشد و اطلاعات نیز در همان سیستم ذخیره شود. در حسابداری ابری، داده‌ها در محیط آنلاین نگهداری می‌شوند و به‌روزرسانی‌ها و نگهداری زیرساخت نیز تا حد زیادی توسط ارائه‌دهنده سرویس انجام می‌شود.
البته میزان امکانات، نحوه نگهداری اطلاعات و سطح امنیت در سرویس‌های مختلف یکسان نیست و باید هنگام انتخاب نرم‌افزار به شرایط قرارداد و امکانات آن توجه کرد.
حسابداری ابری چگونه کار می‌کند؟
در یک سیستم حسابداری ابری، اطلاعات مالی در یک محیط مرکزی ذخیره می‌شود و کاربران مجاز می‌توانند از طریق اینترنت به آن دسترسی داشته باشند.
برای مثال، صاحب یک فروشگاه می‌تواند اطلاعات فروش را مشاهده کند و حسابدار نیز با دسترسی مشخص، اسناد و گزارش‌های مالی را بررسی یا ثبت کند. در صورت پشتیبانی نرم‌افزار، چند کاربر می‌توانند بدون جابه‌جایی فایل‌های مختلف روی یک اطلاعات مشترک کار کنند.
این موضوع به‌خصوص برای کسب‌وکارهایی که کارکنان آن‌ها در مکان‌های مختلف فعالیت می‌کنند، اهمیت بیشتری دارد.
مزایای حسابداری ابری برای کسب‌وکارهای کوچک
دسترسی آسان‌تر به اطلاعات
یکی از مهم‌ترین مزایای حسابداری ابری، دسترسی به اطلاعات مالی از مکان‌های مختلف است. در صورتی که سرویس موردنظر از دستگاه و مرورگر مورد استفاده پشتیبانی کند، مدیر کسب‌وکار می‌تواند بدون وابستگی به یک کامپیوتر خاص، گزارش‌های مالی خود را بررسی کند.
این ویژگی برای صاحبان کسب‌وکارهایی که دائماً بین دفتر، فروشگاه و محل‌های مختلف در رفت‌وآمد هستند، کاربردی است.
کاهش نیاز به زیرساخت فنی
در یک سیستم محلی، ممکن است شرکت مجبور باشد برای نگهداری نرم‌افزار، سرور یا تجهیزات ذخیره‌سازی هزینه کند. در مدل ابری، بخش مهمی از زیرساخت توسط ارائه‌دهنده سرویس مدیریت می‌شود.
در نتیجه، کسب‌وکار کوچک می‌تواند بدون راه‌اندازی زیرساخت پیچیده، از امکانات یک سیستم حسابداری آنلاین استفاده کند.
همکاری ساده‌تر با حسابدار
حسابداری ابری می‌تواند ارتباط میان مدیر و حسابدار را نیز ساده‌تر کند. به‌جای انتقال مداوم فایل‌ها با فلش، پیام‌رسان یا ایمیل، افراد مجاز می‌توانند روی یک سیستم مشترک کار کنند.
البته برای جلوگیری از تغییرات ناخواسته، بهتر است سطح دسترسی هر کاربر متناسب با وظایف او تعیین شود.
به‌روزرسانی آسان‌تر
در بسیاری از سرویس‌های ابری، به‌روزرسانی نرم‌افزار توسط ارائه‌دهنده انجام می‌شود. بنابراین کاربر معمولاً نیازی ندارد هر بار نسخه جدید نرم‌افزار را به‌صورت دستی روی تمام سیستم‌ها نصب کند.
با این حال، باید بررسی کرد که ارائه‌دهنده سرویس چگونه تغییرات نسخه، پشتیبان‌گیری و نگهداری اطلاعات را مدیریت می‌کند.
کمک به تصمیم‌گیری سریع‌تر
دسترسی ساده‌تر به گزارش‌های مالی می‌تواند به مدیر کمک کند اطلاعات موردنیاز خود را سریع‌تر بررسی کند.
برای مثال، مشاهده وضعیت فروش، هزینه‌ها، بدهی‌ها یا مطالبات در یک محیط یکپارچه می‌تواند تصمیم‌گیری درباره خرید، قیمت‌گذاری یا مدیریت هزینه‌ها را آسان‌تر کند.
آیا حسابداری ابری برای همه کسب‌وکارهای کوچک مناسب است؟
لزوماً نه. انتخاب سیستم حسابداری باید بر اساس نیازهای واقعی کسب‌وکار انجام شود.
برای یک کسب‌وکار بسیار کوچک با تعداد تراکنش محدود، ممکن است یک نرم‌افزار ساده کافی باشد. اما کسب‌وکاری که چند کاربر، چند شعبه، فروش آنلاین و نیاز به گزارش‌های متنوع دارد، احتمالاً از امکانات سیستم ابری بیشتر استفاده خواهد کرد.
در این تصمیم باید عواملی مانند هزینه اشتراک، امکانات نرم‌افزار، پشتیبانی، قابلیت خروجی گرفتن از اطلاعات و سازگاری با فرآیندهای مالی کسب‌وکار بررسی شوند.
امنیت اطلاعات در حسابداری ابری
نگهداری اطلاعات مالی در فضای ابری به این معنا نیست که امنیت آن به‌صورت خودکار تضمین شده است. امنیت به مجموعه‌ای از اقدامات فنی و مدیریتی ارائه‌دهنده و خود کاربران بستگی دارد.
پیش از انتخاب سرویس، بهتر است درباره مواردی مانند:
- روش احراز هویت کاربران
- کنترل سطح دسترسی
- پشتیبان‌گیری و امکان بازیابی اطلاعات
- رمزنگاری داده‌ها
- سابقه و اعتبار ارائه‌دهنده
- امکان دریافت نسخه‌ای از اطلاعات
اطلاعات کافی به دست آورید.
همچنین استفاده از رمز عبور قوی و فعال کردن احراز هویت چندمرحله‌ای، در صورت وجود، می‌تواند امنیت حساب‌های کاربری را افزایش دهد.
مقایسه حسابداری سنتی و ابری
| ویژگی | سیستم حسابداری محلی | حسابداری ابری |
| محل دسترسی | معمولاً سیستم یا شبکه داخلی | از طریق اینترنت و دسترسی مجاز |
| نگهداری زیرساخت | بیشتر بر عهده کسب‌وکار | بخش زیادی بر عهده ارائه‌دهنده |
| همکاری از راه دور | معمولاً محدودتر | معمولاً ساده‌تر |
| به‌روزرسانی | ممکن است دستی باشد | اغلب توسط ارائه‌دهنده انجام می‌شود |
| وابستگی به اینترنت | کمتر | بیشتر |
هیچ‌کدام از این دو روش برای تمام کسب‌وکارها بهترین گزینه نیستند. شرایط فنی، بودجه و نیازهای عملیاتی باید در تصمیم‌گیری در نظر گرفته شوند.
پیش از انتخاب حسابداری ابری چه چیزهایی را بررسی کنیم؟
قبل از خرید یا انتقال اطلاعات مالی، بهتر است ابتدا نیازهای کسب‌وکار مشخص شود. تعداد کاربران، حجم تراکنش‌ها، نوع گزارش‌ها و ارتباط نرم‌افزار با سایر سیستم‌های شرکت از جمله موارد مهم هستند.
همچنین فقط قیمت اشتراک را مقایسه نکنید. هزینه‌های جانبی، کیفیت پشتیبانی، شرایط خروج اطلاعات، محدودیت‌های سرویس و امکانات امنیتی نیز اهمیت دارند.
در نهایت، اگر امکان استفاده آزمایشی وجود دارد، بهتر است پیش از انتقال کامل اطلاعات، نرم‌افزار را با چند فرآیند واقعی کسب‌وکار امتحان کنید.
در آخر…
حسابداری ابری با انتقال نرم‌افزار و اطلاعات مالی به یک محیط ابری، امکان دسترسی ساده‌تر، همکاری از راه دور، کاهش نیاز به زیرساخت محلی و مدیریت آسان‌تر نرم‌افزار را برای بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک فراهم می‌کند.
با این حال، انتخاب یک سیستم ابری صرفاً به دلیل آنلاین بودن آن تصمیم مناسبی نیست. هزینه، امکانات، امنیت، پشتیبانی، قابلیت خروج اطلاعات و نیازهای واقعی کسب‌وکار باید در کنار یکدیگر بررسی شوند.
برای انتخاب راهکار مناسب و بررسی بهتر نیازهای مالی کسب‌وکار، می‌توانید با مشاوران حرفه‌ای ما در پلتفرم مشاوره جامع و آنلاین الوکمک در ارتباط باشید.
اگر قرار باشد سیستم حسابداری کسب‌وکارتان را تغییر دهید، دسترسی آنلاین برای شما مهم‌تر است یا امنیت و کنترل کامل اطلاعات؟
برای آشنایی بیشتر با موضوعات مرتبط، مقالات زیر را مطالعه کنید.
کنترل داخلی در حسابداری چیست و چگونه از خطا و سوءاستفاده مالی جلوگیری می‌کند؟
مغایرت بانکی چیست و چگونه مغایرت حساب بانک و دفاتر را پیدا کنیم؟
چگونه هزینه‌های قابل قبول مالیاتی را در کسب‌وکار بهتر مدیریت کنیم؟
حسابداری ابری چیست و چه مزایایی برای کسب‌وکارهای کوچک دارد؟
تفاوت سود حسابداری و جریان نقدی چیست؟ چرا یک شرکت سودده ممکن است کمبود نقدینگی داشته باشد؟
صورت جریان وجوه نقد چیست و چگونه وضعیت واقعی نقدینگی کسب‌وکار را نشان می‌دهد؟
