زیرساخت IT یکی از بخش‌هایی است که هزینه‌های آن می‌تواند به‌مرور افزایش پیدا کند؛ از خرید و نگهداری تجهیزات گرفته تا سرورها، نرم‌افزارها، فضای ذخیره‌سازی، سرویس‌های ابری و پشتیبانی فنی. از طرف دیگر، کاهش هزینه در این بخش اگر بدون برنامه انجام شود، ممکن است باعث افت عملکرد سیستم‌ها، افزایش مشکلات فنی یا حتی ایجاد ریسک‌های امنیتی شود.
به همین دلیل، هدف اصلی نباید صرفاً «کم کردن هزینه IT» باشد، بلکه باید هزینه زیرساخت IT را به شکلی کنترل کرد که کیفیت، امنیت و بهره‌وری سازمان حفظ شود.
چرا هزینه زیرساخت IT افزایش پیدا می‌کند؟
بخشی از هزینه‌های IT کاملاً قابل پیش‌بینی هستند؛ اما گاهی هزینه‌ها به دلیل استفاده نادرست از منابع یا نبود برنامه‌ریزی افزایش پیدا می‌کنند.
برای مثال، ممکن است شرکت برای کاربرانی که دیگر از یک نرم‌افزار استفاده نمی‌کنند همچنان اشتراک خریداری کند یا سروری با ظرفیت بسیار بیشتر از نیاز واقعی در اختیار داشته باشد.
مهم‌ترین عوامل افزایش هزینه معمولاً شامل موارد زیر هستند:
- خرید تجهیزات بیش از نیاز واقعی
- استفاده نکردن از ظرفیت کامل سرورها و سرویس‌های ابری
- پرداخت اشتراک نرم‌افزارهای بلااستفاده
- هزینه بالای تعمیر و نگهداری تجهیزات قدیمی
- نبود برنامه مشخص برای ارتقای زیرساخت
- خرید جداگانه سرویس‌هایی که امکان یکپارچه‌سازی آنها وجود دارد
- افزایش هزینه‌های انرژی و نگهداری تجهیزات فیزیکی
بنابراین قبل از کاهش بودجه، بهتر است مشخص شود هزینه دقیقاً در کدام قسمت ایجاد می‌شود.
ابتدا هزینه‌های IT را به‌صورت کامل بررسی کنید
اولین قدم برای کنترل هزینه زیرساخت IT، تهیه یک تصویر واقعی از وضعیت موجود است.
فهرستی از تجهیزات، سرورها، نرم‌افزارها، سرویس‌های ابری، قراردادهای پشتیبانی، مجوزها و اشتراک‌های سازمان تهیه کنید. سپس هزینه هرکدام را در یک دوره مشخص، مثلاً سالانه، بررسی کنید.
در این مرحله ممکن است هزینه‌هایی پیدا شوند که به دلیل قدیمی بودن قراردادها یا استفاده نکردن از برخی خدمات، دیگر توجیه اقتصادی نداشته باشند.
بهتر است برای هر سرویس چند سؤال ساده مطرح شود:
آیا هنوز از این سرویس استفاده می‌کنیم؟
آیا همه کاربران به آن نیاز دارند؟
آیا ظرفیت خریداری‌شده بیشتر از نیاز واقعی است؟
آیا گزینه مناسب‌تر یا اقتصادی‌تری وجود دارد؟
همین بررسی ساده می‌تواند بخشی از هزینه‌های پنهان را مشخص کند.
ظرفیت تجهیزات را با نیاز واقعی هماهنگ کنید
یکی از اشتباهات رایج این است که شرکت‌ها هنگام خرید زیرساخت، ظرفیت بسیار بیشتری از نیاز فعلی خود تهیه می‌کنند.
البته داشتن مقداری ظرفیت اضافه برای رشد آینده منطقی است، اما خرید منابع بسیار بیشتر از نیاز باعث افزایش هزینه‌های خرید، نگهداری و مصرف انرژی می‌شود.
برای مثال، اگر یک شرکت فقط از بخش کوچکی از ظرفیت سرور یا فضای ذخیره‌سازی خود استفاده می‌کند، می‌تواند در زمان تمدید قرارداد یا ارتقای زیرساخت، ظرفیت موردنیاز را دوباره ارزیابی کند.
این کار به معنی کاهش بی‌برنامه منابع نیست؛ بلکه هدف، تطبیق منابع IT با میزان استفاده واقعی است.
استفاده هوشمندانه از سرویس‌های ابری
Cloud می‌تواند برای بعضی کسب‌وکارها راهی برای کاهش هزینه‌های سرمایه‌ای باشد؛ زیرا سازمان الزاماً مجبور نیست تمام تجهیزات موردنیاز خود را خریداری و نگهداری کند.
اما استفاده از سرویس ابری به‌خودی‌خود به معنی ارزان‌تر بودن نیست.
اگر منابع ابری بدون کنترل مصرف شوند، هزینه آنها نیز می‌تواند به‌سرعت افزایش پیدا کند. برای مثال، ممکن است ماشین‌های مجازی، فضای ذخیره‌سازی یا سرویس‌هایی فعال باشند که دیگر موردنیاز نیستند.
به همین دلیل، شرکت‌هایی که از Cloud استفاده می‌کنند باید به‌طور منظم مصرف منابع را بررسی کنند و سرویس‌های بلااستفاده را حذف یا ظرفیت آنها را اصلاح کنند.
نرم‌افزارهای اضافی را شناسایی کنید
هزینه نرم‌افزار و اشتراک‌های SaaS می‌تواند به‌مرور به یکی از هزینه‌های قابل‌توجه سازمان تبدیل شود.
گاهی چند نرم‌افزار مختلف برای انجام وظایف مشابه استفاده می‌شوند. در چنین شرایطی، بررسی امکان استفاده از یک راهکار مشترک می‌تواند هزینه‌ها و حتی پیچیدگی مدیریت سیستم‌ها را کاهش دهد.
همچنین بهتر است هنگام تمدید اشتراک‌ها مشخص شود چند کاربر واقعاً از نرم‌افزار استفاده می‌کنند.
برای مثال، اگر یک شرکت برای ۵۰ کاربر مجوز خریداری کرده اما تنها ۳۰ نفر به‌طور مستمر از سرویس استفاده می‌کنند، بررسی تعداد مجوزهای موردنیاز می‌تواند به کاهش هزینه کمک کند.
به جای تعویض زودهنگام، چرخه عمر تجهیزات را مدیریت کنید
تعویض تجهیزات قدیمی همیشه بهترین راهکار نیست. از طرف دیگر، استفاده بیش از حد از تجهیزات فرسوده نیز می‌تواند هزینه تعمیر، خرابی و توقف فعالیت را افزایش دهد.
بنابراین بهتر است برای تجهیزات مهم، چرخه عمر مشخص تعریف شود.
برای هر دستگاه باید مواردی مانند سن، عملکرد، هزینه تعمیر، وضعیت قطعات و تأثیر آن بر بهره‌وری بررسی شود.
گاهی ارتقای یک بخش از سیستم، مانند افزایش RAM یا استفاده از حافظه سریع‌تر، می‌تواند عملکرد یک سیستم را برای مدتی بهبود دهد و نیاز به خرید دستگاه جدید را به تعویق بیندازد.
پیشگیری از خرابی، ارزان‌تر از توقف کسب‌وکار است
کاهش هزینه نباید به حذف نگهداری و پشتیبانی منجر شود.
خرابی سرور، از دست رفتن اطلاعات یا توقف یک سیستم مهم ممکن است هزینه‌ای بسیار بیشتر از هزینه نگهداری پیشگیرانه ایجاد کند.
تهیه نسخه پشتیبان، به‌روزرسانی سیستم‌ها، بررسی وضعیت تجهیزات و داشتن برنامه مشخص برای بازیابی اطلاعات، از اقداماتی هستند که می‌توانند از هزینه‌های سنگین‌تر در آینده جلوگیری کنند.
در واقع، هزینه نکردن در زمان مناسب همیشه به معنی صرفه‌جویی نیست.
امنیت را فدای کاهش هزینه نکنید
یکی از خطرناک‌ترین روش‌های کاهش هزینه IT، حذف ابزارها یا فرایندهای امنیتی ضروری است.
برای مثال، غیرفعال کردن راهکارهای امنیتی، حذف پشتیبان‌گیری یا استفاده از نرم‌افزارهای بدون پشتیبانی ممکن است در کوتاه‌مدت هزینه را کاهش دهد، اما در صورت وقوع حمله سایبری یا از دست رفتن اطلاعات، خسارت بسیار بیشتری ایجاد می‌کند.
بهتر است هنگام کاهش هزینه، ابتدا موارد کم‌اهمیت و کم‌استفاده شناسایی شوند و منابع امنیتی و سرویس‌های حیاتی تا حد امکان حفظ شوند.
خرید تجهیزات را بر اساس نیاز انجام دهید
خرید تجهیزات IT نیز باید بر اساس نیاز واقعی و نه صرفاً مشخصات فنی بالاتر انجام شود.
برای مثال، همیشه گران‌ترین لپ‌تاپ یا قدرتمندترین سرور بهترین انتخاب برای سازمان نیست. تجهیزات باید متناسب با نوع کار کاربران، نرم‌افزارهای مورد استفاده و میزان بار کاری انتخاب شوند.
همچنین خرید سازمانی و مذاکره با تأمین‌کنندگان برای قراردادهای بلندمدت یا خرید تعداد بالاتر، در برخی شرایط می‌تواند هزینه نهایی را کاهش دهد.
یک بودجه‌بندی سالانه برای IT داشته باشید
به جای اینکه هزینه‌های IT فقط هنگام بروز مشکل بررسی شوند، بهتر است سازمان یک برنامه مالی سالانه داشته باشد.
در این برنامه می‌توان هزینه‌های زیر را پیش‌بینی کرد:
- خرید یا ارتقای تجهیزات
- نرم‌افزار و مجوزها
- سرویس‌های ابری
- پشتیبانی و نگهداری
- امنیت سایبری
- پشتیبان‌گیری و ذخیره‌سازی
- آموزش کارکنان
این کار باعث می‌شود هزینه‌های ناگهانی کمتر شوند و تصمیم‌های IT با دید بلندمدت‌تری گرفته شوند.
در آخر…
کنترل هزینه زیرساخت IT به معنی خرید ارزان‌ترین تجهیزات یا حذف سرویس‌های مختلف نیست. راهکار مؤثر، شناسایی هزینه‌های غیرضروری، تطبیق ظرفیت با نیاز واقعی، مدیریت اشتراک‌ها، استفاده هوشمندانه از Cloud، نگهداری پیشگیرانه و حفظ سرمایه‌گذاری‌های ضروری در حوزه امنیت است.
بهترین تصمیم زمانی گرفته می‌شود که شرکت بداند هر بخش از زیرساخت چه هزینه‌ای ایجاد می‌کند و در مقابل، چه ارزشی برای کسب‌وکار دارد. به این ترتیب می‌توان هزینه‌ها را کاهش داد، بدون اینکه کیفیت خدمات و عملکرد سازمان قربانی شود.
اگر برای مدیریت هزینه‌های فناوری، انتخاب تجهیزات یا بهینه‌سازی زیرساخت IT کسب‌وکار خود نیاز به راهنمایی دارید، با مشاوران حرفه‌ای ما در پلتفرم مشاوره جامع و آنلاین الوکمک در ارتباط باشید.
به نظر شما در یک شرکت، کدام هزینه IT معمولاً بیشتر از نیاز واقعی پرداخت می‌شود؟
توضیحات متا:
