رمزهای عبور همچنان یکی از مهمترین بخشهای امنیت حسابهای سازمانی هستند. شرکتها معمولاً با تعداد زیادی حساب کاربری، سرویس آنلاین، نرمافزار داخلی و سامانه ابری سروکار دارند و اگر مدیریت رمزها بهصورت پراکنده انجام شود، احتمال استفاده از رمزهای ضعیف، تکراری یا اشتراکی افزایش پیدا میکند.
در چنین شرایطی، سیستم مدیریت رمز عبور سازمانی میتواند به شرکت کمک کند رمزهای حسابهای کاری را متمرکزتر و ایمنتر مدیریت کند. البته انتخاب چنین ابزاری فقط بر اساس تعداد قابلیتها یا قیمت اشتراک نباید انجام شود. نوع رمزگذاری، کنترل دسترسی، احراز هویت چندمرحلهای، مدیریت کارکنان و امکان بازیابی حسابها نیز اهمیت زیادی دارند.
سیستم مدیریت رمز عبور سازمانی چیست؟
این سیستم ابزاری است که به کارکنان و مدیران اجازه میدهد رمزهای عبور کاری را به شکل امنتری ذخیره، تولید و مدیریت کنند.
بسته به محصول، ممکن است امکاناتی مانند این موارد وجود داشته باشد:
- ذخیره امن رمزهای عبور
- تولید رمزهای قوی
- تکمیل خودکار فرم ورود
- اشتراکگذاری کنترلشده رمزها
- مدیریت دسترسی کارکنان
- احراز هویت چندمرحلهای
- ثبت فعالیت کاربران
- مدیریت حسابهای مشترک
- کنترل دسترسی مدیران
- گزارشهای امنیتی
هدف این ابزار، حذف کامل نیاز به رمز عبور نیست؛ بلکه کاهش مشکلات ناشی از مدیریت نادرست رمزهاست.
قبل از انتخاب، نیاز شرکت را مشخص کنید
هر شرکتی به یک سیستم یکسان نیاز ندارد.
یک کسبوکار کوچک با ۱۰ کارمند ممکن است به امکانات سادهتری نیاز داشته باشد، در حالی که سازمانی با صدها کاربر به مدیریت متمرکز، گزارشگیری و اتصال به سیستمهای هویتی نیاز خواهد داشت.
قبل از بررسی محصولات، به این سؤالها پاسخ دهید:
- چند کاربر قرار است از سیستم استفاده کنند؟
- چند حساب سازمانی باید مدیریت شود؟
- آیا کارکنان دورکار هستند؟
- آیا حسابهای مشترک دارید؟
- آیا شرکت از سرویسهای ابری استفاده میکند؟
- آیا نیاز به اتصال به سیستم مدیریت هویت دارید؟
- چه کسی باید مدیر سیستم باشد؟
- در صورت خروج کارمند چه اتفاقی باید برای حسابهای او بیفتد؟
پاسخ این سؤالها معیارهای انتخاب را مشخص میکند.
امنیت معماری سیستم را بررسی کنید
یکی از اولین مواردی که باید بررسی شود، نحوه محافظت سرویس از دادههاست.
شرکت باید بداند رمزهای عبور چگونه ذخیره و منتقل میشوند و چه کسانی امکان دسترسی به آنها را دارند.
بهتر است اطلاعات رسمی ارائهدهنده درباره مواردی مانند:
- رمزگذاری دادهها
- رمزگذاری هنگام انتقال
- نحوه نگهداری کلیدها
- معماری ذخیرهسازی
- کنترل دسترسی کارکنان شرکت ارائهدهنده
بررسی شود.
در مورد اطلاعات حساس، نباید فقط به عبارتهایی مانند «امنیت بالا» یا «رمزگذاری پیشرفته» اکتفا کرد.
احراز هویت چندمرحلهای را جدی بگیرید
یکی از قابلیتهای مهم برای حسابهای سازمانی، احراز هویت چندمرحلهای (MFA) است.
در این روش علاوه بر رمز عبور، عامل دیگری نیز برای تأیید هویت استفاده میشود.
این عامل میتواند بسته به سرویس شامل:
- اپلیکیشن احراز هویت
- کلید امنیتی
- روشهای تأیید دیگر
باشد.
وجود MFA بهخصوص برای حسابهای مدیریتی اهمیت بیشتری دارد.
کنترل دسترسی کاربران را بررسی کنید
مدیر سازمان باید بتواند تعیین کند هر کارمند به چه اطلاعاتی دسترسی دارد.
برای مثال، کارکنان واحد مالی نباید لزوماً به رمزهای مربوط به حسابهای منابع انسانی دسترسی داشته باشند.
یک سیستم مناسب باید امکان ایجاد گروهها و تعیین مجوزهای متفاوت را فراهم کند.
مثلاً:
| گروه | دسترسی |
| مدیران سیستم | مدیریت کامل |
| مالی | حسابهای مالی مرتبط |
| فروش | حسابهای سرویسهای فروش |
| منابع انسانی | سرویسهای مرتبط با منابع انسانی |
| کارکنان عادی | حسابهای موردنیاز فردی |
این ساختار از اصل حداقل دسترسی پشتیبانی میکند.
امکان اشتراکگذاری کنترلشده را بررسی کنید
برخی حسابها بین چند نفر استفاده میشوند.
برای مثال ممکن است چند نفر از اعضای تیم بازاریابی به یک حساب کاری دسترسی داشته باشند.
اشتراکگذاری رمز از طریق پیامرسان یا فایل متنی روش مناسبی نیست.
سیستم مدیریت رمز عبور باید در صورت نیاز امکان اشتراکگذاری کنترلشده را فراهم کند؛ بهگونهای که مدیر بتواند مشخص کند چه کسانی به اطلاعات دسترسی دارند و در صورت تغییر اعضای تیم، دسترسی آنها را حذف کند.
حسابهای مشترک را مدیریت کنید
حسابهای مشترک یکی از چالشهای رایج شرکتها هستند.
برای مثال:
marketing@company
یا یک حساب مشترک برای یک نرمافزار سازمانی.
اگر رمز چنین حسابی بین افراد مختلف پخش شود، پس از خروج یک کارمند ممکن است شرکت مجبور شود رمز را تغییر دهد.
سیستم مناسب باید مدیریت این نوع حسابها را سادهتر کند و امکان کنترل دسترسی افراد را در اختیار مدیر قرار دهد.
امکان ثبت فعالیت کاربران را بررسی کنید
برای شرکتها مهم است که بدانند چه اتفاقی در سیستم مدیریت رمز عبور رخ داده است.
برای مثال:
- چه کسی وارد سیستم شده؟
- چه کسی یک رمز را مشاهده کرده؟
- چه کسی دسترسی ایجاد کرده؟
- چه کسی عضوی را به یک گروه اضافه کرده؟
- چه کسی دسترسی فردی را حذف کرده؟
ثبت این فعالیتها برای بررسی رویدادهای امنیتی و مدیریت داخلی اهمیت دارد.
مدیریت کارکنان هنگام ورود و خروج
سیستم باید با فرایند منابع انسانی شرکت هماهنگ باشد.
هنگام استخدام یک کارمند:
ایجاد حساب → عضویت در گروه → اختصاص دسترسی
و هنگام خروج:
غیرفعال کردن حساب → حذف دسترسیها → انتقال مسئولیت حسابهای سازمانی
باید بهسادگی قابل انجام باشد.
این قابلیت در شرکتهای بزرگ اهمیت بیشتری پیدا میکند؛ زیرا مدیریت دستی دسترسی صدها کاربر احتمال خطا را افزایش میدهد.
قابلیت یکپارچهسازی را بررسی کنید
اگر شرکت از سیستمهای دیگری برای مدیریت هویت و کاربران استفاده میکند، بهتر است سیستم مدیریت رمز عبور قابلیت اتصال به آنها را داشته باشد.
برای مثال ممکن است شرکت از سرویسهای مدیریت هویت، SSO یا دایرکتوری سازمانی استفاده کند.
یکپارچهسازی مناسب میتواند باعث شود مدیران مجبور نباشند اطلاعات کاربران را در چند سیستم بهصورت جداگانه مدیریت کنند.
پشتیبانی از SSO چه اهمیتی دارد؟
Single Sign-On یا SSO به کاربر اجازه میدهد با یک هویت سازمانی به چند سرویس دسترسی پیدا کند.
SSO میتواند تجربه ورود کاربران را سادهتر کند و تعداد رمزهایی را که کاربر باید به خاطر بسپارد کاهش دهد.
البته SSO جایگزین کامل مدیریت رمز عبور نیست؛ زیرا ممکن است شرکت همچنان با سرویسهایی روبهرو باشد که از SSO پشتیبانی نمیکنند.
گزارشهای امنیتی را بررسی کنید
برخی ابزارها گزارشهایی درباره وضعیت امنیتی رمزها ارائه میکنند.
مثلاً ممکن است سیستم بتواند رمزهای:
- ضعیف
- تکراری
- قدیمی
- در معرض خطر
را شناسایی کند.
وجود این گزارشها به مدیر کمک میکند بهجای بررسی دستی همه حسابها، ابتدا موارد پرریسک را شناسایی کند.
قابلیت بازیابی حساب را بررسی کنید
اگر کاربر رمز اصلی یا اطلاعات ورود به سیستم مدیریت رمز عبور را از دست بدهد، باید فرایند مشخصی برای بازیابی حساب وجود داشته باشد.
این موضوع مخصوصاً برای حسابهای سازمانی حساس است.
قبل از خرید باید بدانید:
- در صورت فراموشی رمز چه اتفاقی میافتد؟
- آیا مدیر سازمان میتواند حساب را بازیابی کند؟
- آیا امکان بازیابی اضطراری وجود دارد؟
- اگر مدیر اصلی شرکت در دسترس نباشد، چه کسی مسئول بازیابی خواهد بود؟
فرایند بازیابی نباید امنیت سیستم را تضعیف کند.
قابلیت انتقال داده را بررسی کنید
قبل از خرید یک سیستم، فقط به امکانات فعلی آن توجه نکنید.
ببینید اگر چند سال بعد تصمیم گرفتید سرویس را تغییر دهید، امکان خروج اطلاعات وجود دارد یا خیر.
قابلیتهایی مانند:
- Export
- Import
- فرمتهای استاندارد انتقال
- مستندات مهاجرت
میتوانند اهمیت زیادی داشته باشند.
وابستگی کامل به یک سرویس میتواند هزینه تغییر سیستم را افزایش دهد.
امنیت شرکت ارائهدهنده را بررسی کنید
امنیت خود نرمافزار تنها موضوع مهم نیست.
باید درباره شرکت ارائهدهنده نیز تحقیق کنید.
مواردی مانند:
- سابقه امنیتی
- سیاستهای حریم خصوصی
- گزارشهای ممیزی
- استانداردها و گواهیهای امنیتی مرتبط
- نحوه پاسخگویی به رخدادها
- محل نگهداری دادهها
- شرایط قرارداد
میتوانند در انتخاب نهایی مؤثر باشند.
وجود یک استاندارد یا گواهی امنیتی بهتنهایی تضمین نمیکند که سرویس برای هر سازمانی مناسب است، اما میتواند یکی از معیارهای بررسی باشد.
قیمت را فقط بر اساس تعداد کاربران مقایسه نکنید
قیمت پایینتر همیشه به معنی انتخاب بهتر نیست.
ممکن است یک سرویس هزینه اولیه کمتری داشته باشد اما قابلیتهای موردنیاز سازمان در بستههای گرانتر ارائه شوند.
هنگام مقایسه، هزینههای زیر را نیز در نظر بگیرید:
- هزینه هر کاربر
- هزینه قابلیتهای پیشرفته
- هزینه فضای ذخیرهسازی
- هزینه پشتیبانی
- هزینه مهاجرت
- هزینه آموزش کارکنان
در نهایت باید هزینه واقعی استفاده از سرویس را مقایسه کرد.
قبل از خرید نسخه آزمایشی را امتحان کنید
اگر سرویس امکان Trial یا Demo دارد، قبل از خرید آن را روی یک گروه کوچک آزمایش کنید.
در این مرحله بررسی کنید:
- استفاده برای کارکنان چقدر ساده است؟
- مدیر چقدر راحت میتواند دسترسیها را تغییر دهد؟
- اشتراکگذاری رمز چگونه انجام میشود؟
- گزارشها قابلفهم هستند؟
- بازیابی حساب چگونه انجام میشود؟
- آیا با سیستمهای فعلی شرکت سازگار است؟
بازخورد کارکنان نیز میتواند در تصمیم نهایی مفید باشد.
اشتباهات رایج
انتخاب سرویس فقط بر اساس قیمت
قیمت پایین نباید جایگزین بررسی امنیت و امکانات شود.
توجه نکردن به مدیریت کارکنان
سیستم باید هنگام استخدام، تغییر سمت و خروج کارکنان نیز قابل مدیریت باشد.
دادن دسترسی بیش از حد
حتی در سیستم مدیریت رمز عبور هم اصل حداقل دسترسی باید رعایت شود.
نادیده گرفتن MFA
حسابهای حساس بهتر است از احراز هویت چندمرحلهای پشتیبانی کنند.
بررسی نکردن امکان خروج اطلاعات
قبل از خرید باید بدانید در صورت تغییر سرویس چگونه اطلاعات را منتقل خواهید کرد.
خرید بدون آزمایش
استفاده آزمایشی میتواند بسیاری از مشکلات عملی سیستم را قبل از خرید مشخص کند.
سؤالات متداول
سیستم مدیریت رمز عبور سازمانی چیست؟
ابزاری برای ذخیره، تولید و مدیریت امنتر رمزهای عبور و کنترل دسترسی کارکنان به حسابهای سازمانی است.
آیا شرکتهای کوچک هم به چنین سیستمی نیاز دارند؟
اگر شرکت چندین حساب کاری و چند کاربر داشته باشد، استفاده از ابزار مناسب میتواند مدیریت رمزها و کنترل دسترسی را سادهتر کند.
مهمترین قابلیت سیستم مدیریت رمز عبور چیست؟
امنیت معماری، کنترل دسترسی، MFA، مدیریت کارکنان، ثبت فعالیتها و امکان بازیابی حساب از قابلیتهای مهم هستند.
آیا همه کارکنان باید به رمزهای شرکت دسترسی داشته باشند؟
خیر. بهتر است هر کاربر فقط به حسابهایی دسترسی داشته باشد که برای انجام وظایف خود به آنها نیاز دارد.
آیا امکان استفاده از یک حساب برای چند کارمند وجود دارد؟
بله، اما بهتر است اشتراکگذاری از طریق قابلیتهای کنترلشده خود سیستم انجام شود و رمزها در پیامرسان یا فایلهای معمولی ارسال نشوند.
قبل از خرید سیستم مدیریت رمز عبور چه کاری انجام دهیم؟
نیازهای شرکت را مشخص کنید، امنیت و امکانات سرویسها را مقایسه کنید، نسخه آزمایشی را بررسی کنید و شرایط انتقال اطلاعات و خروج از سرویس را نیز در نظر بگیرید.
جمعبندی
انتخاب سیستم مدیریت رمز عبور سازمانی باید بر اساس نیاز واقعی شرکت، تعداد کاربران، حساسیت اطلاعات و زیرساخت فعلی انجام شود. امنیت معماری، MFA، کنترل دسترسی، ثبت فعالیتها، مدیریت کارکنان و امکان بازیابی از مهمترین معیارهای انتخاب هستند.
بهتر است قبل از خرید، نسخه آزمایشی سیستم را امتحان کنید و علاوه بر قیمت، امنیت، سهولت استفاده و امکان انتقال اطلاعات در آینده را نیز بررسی کنید. انتخاب درست زمانی اتفاق میافتد که ابزار جدید هم امنیت را افزایش دهد و هم مدیریت حسابهای سازمانی را سادهتر کند.
اگر برای ارزیابی امنیت زیرساخت شرکت، مدیریت دسترسی کاربران یا انتخاب راهکار مناسب امنیت اطلاعات نیاز به راهنمایی دارید، میتوانید با مشاوران سامانه مشاوره جامع و آنلاین الو کمک در ارتباط باشید.
تجربه شما چیست؟
در محل کار شما رمزهای حسابهای سازمانی چگونه مدیریت میشوند؟ آیا تا به حال پیش آمده به دلیل فراموشی، اشتراکگذاری نامناسب یا خروج یک کارمند مجبور به تغییر تعداد زیادی رمز شوید؟ تجربه خودتان را با ما در میان بگذارید.
برای مطالعه بیشتر، میتوانید مقالات زیر را نیز بررسی کنید:
چگونه لاگهای امنیتی شرکت را برای شناسایی فعالیت مشکوک بررسی کنیم؟
چگونه امنیت ایمیل سازمانی را افزایش دهیم؟
